Documento legale

Privacy Policy

Ultimo aggiornamento: 08/10/2026 — informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del trattamento

Checkiny SaaS S.R.L. — sede legale: {{ADDRESS}} — P.IVA {{PIVA}}.
Contatto privacy: support@checkiny.it.

Per i dati degli ospiti trattati nell'ambito di un soggiorno, l'host (gestore della struttura) è titolare autonomo del trattamento per gli adempimenti verso le autorità; Checkiny fornisce la piattaforma e tratta tali dati per suo conto, in qualità di responsabile del trattamento (art. 28 GDPR).

Per le prenotazioni effettuate dalla vetrina pubblica Checkiny Holidays (pagina /holidays), Checkiny tratta come titolare autonomo i dati necessari a ricevere la prenotazione e il pagamento e a inviare le conferme; una volta confermata la prenotazione, i dati del soggiorno sono trattati dall'host e dalla piattaforma come descritto sopra.

2. Quali dati trattiamo

Account host e staff

Ragione sociale/nome, email, password (conservata solo in forma di hash), codice di verifica 2FA se attivato.
Dati delle strutture gestite (indirizzo, CIN, comune, regole della tassa di soggiorno), prenotazioni e configurazioni.
Dati di fatturazione e stato dell'abbonamento. I dati completi della carta sono raccolti e conservati esclusivamente da Stripe: Checkiny non li vede né li memorizza.
Account Team e Maintenance: nome, cognome, telefono, strutture assegnate.

Ospiti — documento d'identità (OCR)

Immagini fronte/retro del documento e dati anagrafici letti automaticamente (nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, numero e tipo di documento, MRZ).
Recapiti (telefono/email), dati del soggiorno, firma del contratto di locazione turistica, eventuali accompagnatori e dati del pagamento della tassa di soggiorno.

Ospiti — verifica biometrica del volto

Per confermare che chi si registra è il titolare del documento, il sistema confronta il volto del documento con brevi fotogrammi del selfie. Il confronto avviene sui nostri server senza servizi di riconoscimento facciale di terzi: le impronte facciali (template numerici) sono calcolate solo in memoria volatile (RAM), usate per il confronto e subito sovrascritte; non vengono salvate né riutilizzate per altri scopi, né usate per profilazione. Le immagini del documento e i fotogrammi del selfie caricati restano conservati in forma cifrata solo per il tempo indicato al paragrafo 5, per consentire il controllo da parte dell'host e l'invio alle autorità, e poi sono cancellati.

Ospiti — prenotazione su Checkiny Holidays

Nome e cognome, email e numero di telefono (con prefisso internazionale) inseriti al momento della prenotazione, date del soggiorno, numero di ospiti e importo pagato. L'email serve per la conferma, il codice della prenotazione e il link del check-in online (che ti inviamo tre giorni prima dell'arrivo); il telefono è facoltativo e resta come recapito per l'host. Non inviamo SMS.
Dati di pagamento: raccolti e conservati esclusivamente da Stripe (carta o PayPal); Checkiny non li vede né li memorizza.

Ospiti — chat con l'host e valutazione

Chat: i messaggi scambiati con l'host durante il soggiorno e gli avvisi automatici sullo stato dei guasti segnalati. Non inserire nella chat dati non necessari al soggiorno.
Valutazione: al check-out viene richiesta una valutazione da 1 a 5 stelle della struttura. Non è mai mostrata con il tuo nome (solo come media sulla scheda della struttura) e il suo riferimento alla prenotazione sparisce quando la prenotazione viene eliminata.

Host — vetrina pubblica Checkiny Holidays

Se scegli di pubblicare una struttura, sono visibili al pubblico: nome, città e provincia, posizione approssimativa sulla mappa (arrotondata a circa 100 metri; l'indirizzo completo non è pubblico), descrizione, foto, prezzo a notte, numero massimo di ospiti, date già occupate (senza dati degli ospiti) e valutazione media. Puoi rimuovere la struttura dalla vetrina in qualsiasi momento.

Contatti e assistenza

Se ci scrivi a support@checkiny.it o usi il modulo della pagina Contatti trattiamo indirizzo email, nome, testo del messaggio ed eventuali allegati per risponderti. Al primo messaggio ricevi una risposta automatica di presa in carico; il messaggio viene poi letto da un operatore. Non inviare dati non necessari alla richiesta.

Dati tecnici

Indirizzo IP e log di sicurezza necessari al funzionamento e alla protezione del servizio. La mappa di Checkiny Holidays carica le tessere cartografiche dai server di OpenStreetMap, che ricevono il tuo indirizzo IP; per calcolare la posizione di una struttura pubblicata, il suo indirizzo viene inviato al servizio di geocodifica Nominatim di OpenStreetMap. I cookie sono descritti nella Cookie Policy.

3. Finalità e basi giuridiche

Erogazione del servizio (account, check-in, contratti, prenotazioni) — esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR.
Obblighi di legge — identificazione degli ospiti e comunicazione alla Questura tramite il portale Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo (art. 109 TULPS), statistiche ISTAT, obblighi fiscali e contabili — art. 6.1.c GDPR.
Verifica biometrica del volto — consenso esplicito dell'ospite, art. 9.2.a GDPR, revocabile; in alternativa l'host può effettuare la verifica manuale del documento.
Pagamenti (abbonamento, soggiorni prenotati su Holidays, tassa di soggiorno, hardware) — esecuzione del contratto e obblighi di legge.
Prenotazioni su Checkiny Holidays, chat con l'host e comunicazioni di conferma — esecuzione del contratto, art. 6.1.b GDPR.
Valutazioni delle strutture e relative medie — legittimo interesse a garantire trasparenza e qualità dell'offerta, art. 6.1.f GDPR (mai mostrate con il nome dell'ospite).
Sicurezza e prevenzione frodi/accessi non autorizzati — legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR.
Cookie analitici e di marketing — solo con il tuo consenso, art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice Privacy.

4. Destinatari dei dati

Questura / Polizia di Stato (Alloggiati Web) e ISTAT / enti locali, per gli adempimenti obbligatori.
Stripe — elaborazione dei pagamenti.
OpenStreetMap Foundation — tessere cartografiche della mappa e geocodifica degli indirizzi delle strutture pubblicate su Holidays.
Fornitori di infrastruttura e comunicazione che trattano i dati per nostro conto come responsabili: hosting e database cloud, storage dei documenti, invio delle email (Resend), servizio di apertura serrature smart (Nuki), ove attivati.
L'host della struttura presso cui l'ospite soggiorna.

Non vendiamo i tuoi dati. Alcuni fornitori possono trattare dati fuori dallo Spazio Economico Europeo: in tal caso il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza (es. EU-US Data Privacy Framework) o Clausole Contrattuali Standard.

5. Conservazione dei dati

Foto del documento, selfie e dati OCR: cancellati definitivamente entro 48 ore dalla trasmissione alla Questura (Alloggiati Web). La cancellazione è automatica e include la copia cifrata nello storage.
Prenotazione, messaggi della chat e log di apertura porta: cancellati definitivamente dal database 3 giorni dopo il check-out effettuato dall'ospite (a condizione che il soggiorno sia terminato e i dati dell'ospite siano già stati cancellati, cioè inviati agli enti competenti).
Valutazioni (stelle): conservate finché la struttura è presente su Checkiny, senza il nome dell'ospite; restano anche dopo l'eliminazione della prenotazione.
Dati contabili dei pagamenti dei soggiorni: conservati da Stripe e dalla piattaforma per gli obblighi contabili e fiscali (fino a 10 anni), anche dopo l'eliminazione della prenotazione.
Template biometrici: nessuna conservazione (solo RAM, durata del confronto).
Ricevuta della Questura e dati di tassa di soggiorno: conservati fino a 5 anni per obbligo di legge.
Dati account host: per la durata del rapporto contrattuale; alla chiusura, cancellati o anonimizzati salvo obblighi di conservazione (es. fiscali, 10 anni).
Messaggi di assistenza: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, dopo, fino a 24 mesi per tutelare i nostri diritti in caso di contestazione.
Preferenze cookie: 12 mesi.

6. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato (la revoca non pregiudica i trattamenti precedenti). Scrivi a support@checkiny.it: rispondiamo entro un mese. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).

7. Sicurezza

Connessioni cifrate (HTTPS), cifratura AES-256 di documenti, ricevute e credenziali a riposo, accesso limitato per ruoli, autenticazione a due fattori opzionale e cancellazione automatica dei dati sensibili.

8. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati del documento è obbligatorio per legge per poter alloggiare; in mancanza non è possibile completare il check-in. Per prenotare su Checkiny Holidays sono obbligatori nome, email e i dati di pagamento (il telefono è facoltativo): senza non è possibile concludere la prenotazione. Il consenso ai cookie analitici e di marketing è facoltativo e non condiziona l'uso del servizio.

Modello da far validare da un consulente legale/DPO prima della pubblicazione, anche in relazione alla valutazione d'impatto (DPIA) sul trattamento biometrico.